연차 신청서 양식 사유 기재, 작성 예문으로 칸마다 채우기

연차 신청서 양식을 한글·워드·PDF 파일로 무료로 받습니다. 2쪽짜리라 앞장에 인적사항과 휴가기간, 사유, 대체업무자, 긴급연락처를 적으면 거의 끝나요. 파일은 한글 12KB, 워드 21KB, PDF 73KB예요.

사유 칸에서 막히는 분이 많아요. 그래서 칸마다 어떤 말을 넣으면 되는지 작성 예문으로 보여 드려요. 그대로 베끼지 말고 내 상황에 맞게 한두 군데만 바꿔 보세요.

회사마다 양식은 조금씩 달라도 뼈대는 비슷해요. 아래 예문을 보며 내 회사 양식의 빈칸을 같은 순서로 채우면 초안이 금방 만들어져요.

연차 신청서 양식에 들어 있는 칸

앞장 맨 위에는 제목인 연차휴가신청서와 담 당 칸이 있어요. 담 당은 결재선에서 확인하는 자리라 비워 두고, 그 아래 인적사항 표에 성 명, 부 서, 직 급, 담당업무를 적어요.

20 년도에는 휴가를 쓰는 해를, 휴가기간에는 시작일과 끝일을 '20 년 월 일 ~ 20 년 월 일' 순서로 넣어요. 휴가신청일수와 잔여연차일수는 숫자만 적고 뒤에 일을 붙이면 읽기 쉬워요.

아래 사 유 칸은 두세 문장, 대체업무자와 긴급연락처는 이름과 번호를 적어요. 신청일과 신청인 : (인)까지 채우고 주식회사가 인쇄된 회사명 칸을 확인하면 끝이에요.

칸	적는 내용
연차휴가신청서	문서 제목
담 당	결재선 확인란
인적사항	성명·부서·직급 표
성 명	이름
부 서	소속
직 급	사원, 대리
담당업무	맡은 일
20 년도	휴가 쓰는 해
연차휴가	신청 종류
휴가기간	시작일부터 끝일
20 년 월 일 ~ 20 년 월 일	쉬는 날 범위
휴가신청일수	쓰는 일수
일	일수 단위
잔여연차일수	남은 연차
사 유	이유 두세 문장
대체업무자	일을 맡을 동료
긴급연락처	연락 가능한 번호
20 년 월 일	내는 날
신청인 : (인)	서명·날인
주식회사	회사명 인쇄

사유 칸에 그대로 쓰는 작성 예문

사 유는 길게 쓰지 않아도 돼요. 왜 쉬는지, 일을 누구에게 맡기는지, 복귀하면 어떻게 일할지 이 세 가지만 있으면 읽는 사람이 바로 판단해요.

아래 문장은 실제 양식에 들어 있는 예문이에요. 내 상황에 가까운 문장을 고르고 날짜와 이름만 바꿔 보세요.

마지막 문장은 '상기 본인은 위와 같이 20○○년도 연차유급 휴가를 신청하오니 처리하여 주시기 바랍니다.' 그대로 두고 날짜만 채우면 돼요.

• 이번 연차휴가는 개인적인 사정으로 신청하게 되었습니다. 최근 업무가 몰려 몸과 마음이 지쳐 있었고, 잠시 쉬며 정리할 시간이 필요했습니다.
• 가족과 오랜만에 여행을 다녀올 계획이며, 이 기간에 충분히 쉬면서 컨디션을 회복하고 가족과의 시간도 보내려고 합니다.
• 휴가 중 업무에 차질이 없도록 미리 준비해 두었고, 맡은 일은 대체업무자에게 인수인계를 마쳤습니다.
• 휴가를 다녀온 뒤에는 충전된 힘으로 업무에 더 집중하겠습니다.

휴가기간과 일수, 계산은 이렇게

휴가기간은 시작일과 끝일을 적는 칸이에요. 며칠을 쉬는지는 회사 취업규칙이 정한 방식으로 세고, 그 결과를 휴가신청일수에 적어요. 반일 단위로 쓰는 회사도 있으니 신청 전에 단위와 마감일을 물어보세요.

잔여연차일수보다 신청일수가 크면 결재가 어려워요. '잔여연차일수 ○○일 − 휴가신청일수 ○일 = 남는 연차 ○○일'을 미리 계산해 두세요.

급여는 '기본급 + 수당 − 공제 = 실수령액' 식으로 정리하고, 휴가 일수만큼 달라지는 항목은 회사에 확인해요. 주말이나 공휴일이 끼면 세는 방식이 달라질 수 있어 취업규칙을 먼저 봐요.

• 휴가기간: 20○○년 ○월 ○일 ~ 20○○년 ○월 ○일
• 휴가신청일수: ○일
• 잔여연차일수: ○○일
• 복귀일: 20○○년 ○월 ○일

대체업무자와 긴급연락처 예문

대체업무자에는 휴가 중 내 일을 맡을 동료 이름을 적어요. 같은 팀에서 바로 물어볼 수 있는 사람이 좋고, 미리 양해를 구해 두면 결재도 빨라요.

긴급연락처는 휴가 중에도 닿는 번호예요. 회사 규정에 맞는 번호를 적고 문자 가능 여부를 함께 쓰면 좋아요. 긴급한 일이 생기면 연락할 순서도 정해 두세요.

인수인계 내용이 많으면 신청서에는 '인수인계 완료' 한 줄만 적고 메모를 따로 붙여도 됩니다.

• 대체업무자: ○○○ (같은 팀, 오전 근무)
• 긴급연락처: 010-○○○○-○○○○ (문자 가능)
• 인수인계: 진행 중인 건 ○건, 마감일 20○○년 ○월 ○일

결재 전에 확인할 기준

근로기준법 제17조 제1항은 사용자가 근로계약을 맺거나 바꿀 때 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가를 명시해야 한다고 정해요. 같은 조 제2항은 그 내용이 적힌 서면을 근로자에게 교부하도록 해요.

연차는 1년간 80퍼센트 이상 출근하면 15일이고, 1년 미만이거나 출근율이 80퍼센트 미만이면 1개월 개근 시 1일씩 생겨요. 3년 이상 계속 근로하면 매 2년마다 1일이 더해져 25일이 한도예요.

4주를 평균해 1주 소정근로시간이 15시간 미만이면 연차유급휴가 규정이 적용되지 않아요. 상시 4명 이하 사업장은 일부 규정만 적용되지만, 노사가 연차 조항을 적용하기로 약정했다면 그에 따라야 한다는 해석이 있어요.

휴가에 관한 서류는 3년간 보존해요. 결재받은 신청서는 사본을 남겨 두세요.

자주 묻는 질문

사유는 어디까지 자세히 적어야 하나요?

왜 쉬는지, 업무를 누구에게 맡기는지, 언제 복귀하는지 이 세 가지만 두세 문장으로 적으면 충분해요. 너무 짧으면 결재하는 분이 일정을 판단하기 어려워요.

연차는 1년에 며칠이나 생기나요?

1년간 80퍼센트 이상 출근하면 15일이에요. 1년 미만이거나 출근율이 80퍼센트 미만이면 1개월 개근 시 1일씩 생기고, 3년 이상 계속 근로하면 매 2년마다 1일이 더해져 25일이 한도예요.

아르바이트도 연차 신청서를 써야 하나요?

4주를 평균해 1주 소정근로시간이 15시간 미만이면 연차유급휴가 규정이 적용되지 않아요. 그보다 길게 일한다면 연차가 생기니 회사 양식에 맞춰 신청서를 내면 돼요.