발주서 양식 작성 예시와 칸별 예문
발주서 양식을 한글·워드·PDF 파일로 무료로 받을 수 있어요. 파일 제목은 「주문서」이고 1쪽짜리예요. 물건을 주문할 때 거래처에 보내는 문서로 쓰기 좋아요.
위쪽에는 공급받는 자의 등록번호·상호·대표자·소재지를 적어요. 가운데에는 인도기일·발송처·인도장소·운임비용·운송방법·지급조건을 정리해요. 아래 표에는 품명·수량·단가·금액·비고를 쓰고 합계로 마무리해요.
이 페이지는 칸마다 무엇을 적는지 예시로 보여 드려요. 예시 값은 비운 꼴(○○○)로 넣었어요. 내 거래 내용으로 바꿔 넣기만 하면 돼요.
서식 파일 3종
발주서 양식 파일 받기
필요한 형식을 골라 받으면 돼요. 세 파일 모두 같은 1쪽 구성이에요. 한글 프로그램을 쓰면 HWPX, 워드를 쓰면 DOCX가 편해요.
PDF는 칸을 고치기보다 그대로 인쇄해서 손으로 적을 때 좋아요. 파일 크기가 작아서 휴대폰으로 받아도 부담이 적어요. 수정할 일이 많다면 한글이나 워드 파일을 권해요.
세 파일은 칸 이름과 배치가 같아요. 한글로 쓰다가 워드로 옮겨도 칸을 다시 찾을 필요가 없어요. 회사에서 주로 쓰는 프로그램에 맞춰 고르면 돼요.
| 형식 | 크기 | 이럴 때 좋아요 |
|---|---|---|
| 한글(HWPX) | 9KB | 한글 프로그램으로 칸을 채워 저장할 때 |
| 워드(DOCX) | 14KB | 워드로 작성하고 메일에 붙일 때 |
| 57KB | 인쇄해서 손으로 적을 때 |
이 서식에 들어 있는 칸
실제 파일에 있는 칸 이름을 그대로 옮겼어요. 칸마다 무엇을 적는지 한 줄씩 정리했어요. 쓰기 전에 한 번 훑어보면 빠뜨리는 칸이 줄어요.
칸은 크게 세 덩어리로 나뉘어요. 위는 주문하는 쪽 정보, 가운데는 인도 조건, 아래는 품목 표예요. 이 순서대로 채우면 빠지는 칸 없이 끝나요.
| 칸 이름 | 적는 내용 |
|---|---|
| 주 문 서 · No. | 문서 제목과 주문 번호 |
| 20 년 월 일 | 주문서를 쓰는 날짜 |
| 귀중 | 주문을 받는 거래처 이름 |
| 아래와 같이 주문합니다. | 주문 뜻을 밝히는 안내 문장 |
| 공급받는 자 · 등록번호 | 주문하는 쪽 사업자등록번호 |
| 상 호 · 대표자 (인) | 주문하는 쪽 상호와 대표자 이름, 도장 |
| 소재지 | 주문하는 쪽 사업장 주소 |
| 업 태 · 품 목 | 주문하는 쪽 업태와 종목 |
| 담당자 · 전화번호 | 연락받을 사람과 번호 |
| 인도기일 : 20 년 월 일 | 물건을 받기로 한 날 |
| 발 송 처 | 물건을 보내는 곳 |
| 인도장소 | 물건을 받을 곳 |
| 운임비용 | 운송비를 누가 내는지 |
| 운송방법 | 택배·화물 같은 운송 수단 |
| 지급조건 | 대금을 언제 어떻게 치르는지 |
| 품명 · 수량 · 단가 · 금액 · 비고 | 주문 품목별 내역 |
| 합계 | 금액 칸을 모두 더한 값 |
윗부분 작성 예시
윗부분은 날짜와 받는 곳, 주문하는 쪽 정보를 적는 자리예요. 「귀중」 앞에는 거래처 상호를 쓰면 돼요. 등록번호와 상호는 사업자등록증에 적힌 그대로 옮기는 게 좋아요.
대표자 칸 옆 (인)에는 도장을 찍거나 서명을 해요. 담당자와 전화번호는 실제로 연락을 받을 사람으로 적어요. 그래야 납품 일정이 바뀔 때 바로 연락이 닿아요.
No. 칸은 주문서마다 번호를 매기는 자리예요. 번호를 붙여 두면 나중에 어느 주문인지 찾기 쉬워요. 같은 거래처에 여러 번 주문할 때 특히 도움이 돼요.
| 칸 | 작성 예시 |
|---|---|
| No. | ○○○-○○ |
| 20 년 월 일 | 20○○년 ○월 ○일 |
| 귀중 | ○○상사 귀중 |
| 등록번호 | ○○○-○○-○○○○○ |
| 상 호 | ○○○ |
| 대표자 | ○○○ (인) |
| 소재지 | ○○시 ○○구 ○○로 ○○ |
| 업 태 · 품 목 | ○○ · ○○ |
| 담당자 · 전화번호 | ○○○ · ○○○-○○○○-○○○○ |
인도 조건 칸 예문
가운데 여섯 칸은 물건을 언제 어디서 어떻게 받을지 정하는 자리예요. 이 부분이 비어 있으면 나중에 서로 말이 달라지기 쉬워요. 짧더라도 한 줄씩은 꼭 채워 두세요.
발송처와 인도장소는 헷갈리기 쉬운 칸이에요. 발송처는 물건이 떠나는 곳이고 인도장소는 물건이 도착하는 곳이에요. 주소는 건물 이름과 층까지 적으면 배송이 수월해요.
운임비용은 누가 내는지만 분명히 적으면 돼요. 지급조건에는 대금을 치르는 때와 방법을 함께 써요. 거래처와 미리 말로 정한 내용을 그대로 옮기면 돼요.
- 인도기일 : 20○○년 ○월 ○일
- 발 송 처 : ○○상사 ○○창고
- 인도장소 : ○○시 ○○구 ○○로 ○○, 1층 입구
- 운임비용 : 공급자 부담 (또는 주문자 부담)
- 운송방법 : 택배 (또는 화물차 직접 배송)
- 지급조건 : 납품 확인 후 ○○일 안에 계좌 이체
품목 표와 합계 작성 예시
아래 표는 한 줄에 한 품목씩 적어요. 금액은 「수량 × 단가」로 계산해서 넣어요. 같은 물건이라도 규격이 다르면 줄을 나눠 쓰는 게 헷갈리지 않아요.
비고에는 색상·규격·포장 단위 같은 덧붙일 말을 적어요. 합계는 금액 칸을 모두 더한 값이에요. 숫자를 다 쓴 뒤 한 번 더 더해 보면 실수가 줄어요.
품목이 많아 줄이 모자라면 한글이나 워드 파일에서 행을 늘리면 돼요. 인쇄해서 손으로 쓴다면 두 장으로 나누고 각 장에 같은 No.를 적어 두세요. 합계는 마지막 장에만 쓰면 헷갈리지 않아요.
| 품명 | 수량 | 단가 | 금액 | 비고 |
|---|---|---|---|---|
| ○○○ | ○○ | ○○○원 | 수량 × 단가 = ○○○원 | 규격 ○○ |
| ○○○ | ○○ | ○○○원 | 수량 × 단가 = ○○○원 | 색상 ○○ |
| 합계 | 금 원 |
보내기 전 확인할 것
다 쓴 발주서는 보내기 전에 몇 가지만 다시 봐요. 특히 숫자와 날짜는 한 글자만 틀려도 납품이 어긋날 수 있어요. 아래 목록대로 짚어 보면 금방 끝나요.
같은 분류의 거래명세서도 함께 받아 두면 좋아요. 주문은 발주서로, 받은 물건 내역은 거래명세서로 맞춰 봐요. 두 문서의 품명과 수량이 같은지 비교하면 돼요.
보낸 발주서는 파일로 한 부 남겨 두세요. 파일 이름에 No.와 작성 날짜를 넣으면 나중에 찾기 쉬워요. 인쇄해서 보냈다면 사본을 함께 보관해요.
- 귀중 앞 거래처 상호가 맞는지
- 인도기일과 작성 날짜를 헷갈리지 않았는지
- 수량 × 단가가 금액 칸과 맞는지
- 합계가 금액 칸을 모두 더한 값인지
- 대표자 (인) 칸에 도장이나 서명을 했는지
자주 묻는 질문
- 식당이나 카페에서 쓰는 주문서로도 쓸 수 있나요?
- 이 서식은 거래처에 물건을 주문하는 용도예요. 식재료나 원두를 납품받을 때 쓰기 좋아요. 손님 메뉴 주문을 받는 메뉴주문서와는 쓰임이 달라요.
- 주문서를 우리 회사에 맞게 제작할 수 있나요?
- 한글이나 워드 파일을 받으면 칸 이름과 배치를 고칠 수 있어요. 회사 로고나 고정 정보를 미리 넣어 두면 매번 쓰기 편해요. 고친 뒤에는 새 이름으로 저장해 두세요.
- 주문서를 인쇄할 때 무엇을 받으면 좋나요?
- 그대로 인쇄해서 손으로 적는다면 PDF가 편해요. 내용을 채운 뒤 인쇄한다면 한글이나 워드 파일을 쓰세요. 서식은 1쪽이라 한 장에 다 들어가요.
- 온라인으로 주문서를 작성해서 보낼 수 있나요?
- 워드나 한글 파일에 바로 입력해서 메일에 붙이면 돼요. 보낼 때 PDF로 저장하면 받는 쪽에서 글자가 흐트러지지 않아요. 도장이 필요하면 거래처와 서명 방식을 미리 맞춰 두세요.
- 운임비용과 지급조건은 꼭 적어야 하나요?
- 비워 두면 나중에 누가 비용을 내는지 말이 엇갈리기 쉬워요. 미리 정한 내용을 한 줄이라도 적어 두는 게 좋아요. 정한 게 없다면 거래처와 먼저 이야기한 뒤 채우세요.