퇴직증명서 양식 칸별 작성 예시와 예문

퇴직증명서 양식을 한글·워드·PDF 파일로 무료로 받습니다. 한글(HWPX)은 9KB, 워드(DOCX)는 14KB, PDF는 47KB예요. 세 파일 모두 1쪽짜리라 바로 열어서 쓸 수 있어요.

서식 맨 위 제목은 「퇴직증명원」이에요. 퇴직한 사람의 인적사항, 퇴직 당시 소속과 직위, 퇴직일자와 퇴직사유를 적어요. 발급용도와 확인자 정보까지 넣으면 한 장이 끝나요.

이 글은 칸마다 무엇을 적는지 예시로 보여 드려요. 빈칸 예시와 상황별 예문을 보고 그대로 따라 쓰면 돼요. 이름이나 날짜는 ○○○, 20○○년 ○월 ○일처럼 비워 두었어요.

이 서식에 들어 있는 칸

퇴직증명원은 위에서 아래로 다섯 덩어리예요. 발급번호, 인적사항, 퇴직 정보, 증명 문구, 확인자 순서로 이어져요. 칸 이름은 실제 파일에 적힌 글자 그대로 옮겼어요.

칸이 많아 보여도 대부분 한 줄로 끝나요. 미리 인사 기록을 옆에 펴 두면 금방 채울 수 있어요.

발급번호 칸에는 「제 - 호」 틀이 미리 들어 있어요. 회사 발급 대장의 번호를 가운데에 넣으면 돼요. 예를 들어 「제 20○○-○○ 호」처럼 연도와 순번을 함께 적는 곳이 많아요.

칸 이름	무엇을 적나요
발급번호 (제 - 호)	회사가 매기는 발급 대장 번호
성 명 (한글 · 한자)	퇴직자 이름을 한글과 한자로
생년월일	퇴직자의 생년월일
전화번호	연락받을 수 있는 번호
주 소	현재 사는 곳 주소
퇴직당시 소속	퇴직할 때 속했던 부서
퇴직당시 직위 (직급)	퇴직할 때 직위와 직급
퇴직일자 (20 년 월 일)	근무가 끝난 날짜
퇴직사유	퇴직하게 된 이유
발급용도	이 증명서를 어디에 낼지
확인자 (담당부서 · 담 당 자)	발급을 확인한 부서와 담당자
기관 · 기관장 ○○○ (인)	회사 이름과 대표자 이름, 직인

인적사항 칸 작성 예시

인적사항은 퇴직자를 특정하는 칸이에요. 성명은 한글과 한자를 나눠 적게 되어 있어요. 한자 이름이 없다면 칸을 비우거나 빗금을 그어 두면 돼요.

생년월일과 주소는 인사 기록과 같게 맞춰 주세요. 제출처에서 신분증과 대조하기 때문이에요. 전화번호는 회사가 아니라 퇴직자 본인 번호를 적어요.

퇴직 뒤 이사를 했다면 주소는 지금 사는 곳으로 적어요. 다만 회사 기록과 다르면 퇴직자에게 한 번 더 물어 확인해 주세요. 주소는 동·호수까지 빠짐없이 쓰는 게 좋아요.

• 성 명(한글): ○○○
• 성 명(한자): ○○○
• 생년월일: 19○○년 ○월 ○일
• 전화번호: 010-○○○○-○○○○
• 주 소: ○○시 ○○구 ○○로 ○○, ○○○호

소속·직위·퇴직일자 작성 예시

퇴직당시 소속에는 마지막으로 근무한 부서를 적어요. 중간에 부서를 옮겼다면 퇴직 직전 부서만 쓰면 돼요. 회사 안에서 쓰는 정식 부서명으로 적어 주세요.

퇴직당시 직위 칸 옆에는 (직급)이 붙어 있어요. 직위와 직급이 다르면 둘 다 적어요. 퇴직일자는 서식에 「20 년 월 일」 틀이 있으니 숫자만 채우면 돼요.

퇴직일자는 마지막으로 근무한 날인지, 회사 기록상 퇴직 처리된 날인지 먼저 맞춰 보세요. 두 날짜가 다르면 인사 기록에 적힌 날을 따르는 게 무난해요. 다른 서류와 날짜가 어긋나면 제출처에서 다시 물어볼 수 있어요.

칸	예시
퇴직당시 소속	○○본부 ○○팀
퇴직당시 직위 (직급)	과장 (○급)
퇴직일자	20○○년 ○월 ○일

퇴직사유 예문 모음

퇴직사유는 짧고 사실대로 적는 칸이에요. 감정 섞인 표현이나 긴 설명은 빼는 게 좋아요. 회사와 퇴직자가 같은 표현으로 알고 있는지 미리 확인해 두면 나중에 말이 엇갈리지 않아요.

아래 예문은 자주 쓰는 표현이에요. 상황에 맞는 한 줄을 골라 쓰면 돼요. 사유가 애매하면 인사 담당자와 문구를 맞춘 뒤 적어 주세요.

• 개인 사정에 의한 자진 퇴직
• 계약기간 만료에 따른 퇴직
• 정년 도달에 따른 퇴직
• 이직에 따른 의원 퇴직
• 건강상 사유에 의한 퇴직
• 회사 사정에 의한 퇴직

발급용도 예문과 증명 문구

발급용도는 증명서를 어디에 낼지 적는 칸이에요. 제출처를 분명히 써 두면 다른 곳에 쓰일 일이 줄어요. 두 곳에 내야 한다면 따로 발급받는 편이 깔끔해요.

발급용도 아래에는 「위 사람이 위와 같이 퇴직하였음을 증명합니다.」라는 문구가 이미 들어 있어요. 이 문장은 고치지 않고 그대로 둬요. 그 아래 날짜만 발급한 날로 채우면 돼요.

• 재취업 회사 제출용
• 금융기관 제출용
• 관공서 제출용
• 경력 확인용
• 개인 보관용

확인자·기관장 칸 채운 예시

확인자 칸은 증명서를 발급한 회사 쪽 정보를 적는 곳이에요. 담당부서와 담 당 자 이름을 쓰면 제출처가 사실 확인을 할 때 연락하기 쉬워요. 대개 인사팀이나 총무팀이 맡아요.

맨 아래 기관 칸에는 회사 이름을 적어요. 「기관장 ○○○ (인)」 자리에 대표자 이름을 쓰고 직인을 찍으면 완성이에요. 직인이 빠지면 받는 곳에서 다시 요청할 수 있으니 꼭 확인해 주세요.

칸	예시
담당부서	○○팀
담 당 자	○○○ (내선 ○○○○)
기관	주식회사 ○○○
기관장	대표이사 ○○○ (인)

한 장 전체를 채운 작성 예시

칸별 예시를 한 장으로 모으면 아래와 같아요. 계약기간이 끝나 퇴직한 직원이 새 회사에 낼 증명서를 받는 상황이에요. 위에서 아래로 순서대로 채우면 빠뜨리는 칸이 없어요.

다 채웠으면 인사 기록과 한 번 더 대조해 보세요. 이름, 생년월일, 퇴직일자 세 가지만 맞아도 대부분의 실수를 막을 수 있어요. 마지막으로 직인이 찍혔는지 보고 건네면 돼요.

한글이나 워드 파일로 받았다면 이 예시를 그대로 옮겨 적고 ○ 자리만 바꾸면 돼요. 다음 퇴직자 때 다시 쓸 수 있게 빈 원본은 따로 저장해 두세요.

• 발급번호: 제 20○○-○○ 호
• 성 명: ○○○ (한자 ○○○)
• 생년월일: 19○○년 ○월 ○일 / 전화번호: 010-○○○○-○○○○
• 주 소: ○○시 ○○구 ○○로 ○○
• 퇴직당시 소속: ○○팀 / 퇴직당시 직위(직급): 대리 (○급)
• 퇴직일자: 20○○년 ○월 ○일
• 퇴직사유: 계약기간 만료에 따른 퇴직
• 발급용도: 재취업 회사 제출용
• 확인자: 인사팀 담당자 ○○○
• 기관: 주식회사 ○○○ 기관장 ○○○ (인)

자주 묻는 질문

퇴직증명서 발급은 누구에게 요청하나요?

다니던 회사의 인사팀이나 총무팀에 요청하면 돼요. 이 서식처럼 확인자 칸에 담당부서와 담당자를 적기 때문에 발급 담당 부서가 정해져 있는 경우가 많아요.

퇴직한 지 오래돼도 발급받을 수 있나요?

근로기준법은 고용·해고·퇴직에 관한 서류를 3년간 보존하도록 정하고 있어요. 그보다 오래됐다면 회사에 기록이 남아 있는지 먼저 물어봐 주세요. 구체 기준은 고용노동부 안내를 확인하세요.

퇴직사유는 어떻게 적어야 하나요?

사실대로 짧게 적는 게 좋아요. 「개인 사정에 의한 자진 퇴직」, 「계약기간 만료에 따른 퇴직」처럼 한 줄이면 충분해요. 회사와 퇴직자가 아는 사유가 다르면 미리 문구를 맞춰 두세요.

퇴직증명서와 경력증명서는 다른가요?

퇴직증명서는 퇴직 사실과 퇴직일자, 퇴직사유를 증명하는 서류예요. 근무 기간과 맡은 업무를 보여 주려면 경력증명서를 따로 받는 게 맞아요. 제출처가 어떤 서류를 원하는지 먼저 확인해 주세요.

한글·워드·PDF 중 무엇을 받으면 되나요?

칸을 직접 고쳐 쓰려면 한글(9KB)이나 워드(14KB) 파일이 편해요. 손으로 써서 인쇄할 거라면 PDF(47KB)를 받으면 돼요. 세 파일 모두 1쪽 구성은 같아요.