거래명세서 양식 칸별 작성 예시와 예문

거래명세서 양식을 한글·워드·PDF 파일로 무료로 받을 수 있어요. 한 장짜리 서식이고 위아래로 공급받는자 보관용과 공급자 보관용이 나뉘어 있어요. 한 번 쓰면 두 장을 나눠 가질 수 있는 꼴이에요.

이 페이지는 빈칸을 어떻게 채우는지 예시로 보여 드려요. 상호, 발행일자, 품목, 수량, 단가처럼 칸마다 실제로 적는 모양을 그대로 옮겨 두었어요. 예시 값은 ○○○처럼 비워 두었으니 내 거래에 맞게 바꿔 쓰면 돼요.

파일은 한글(HWPX) 13KB, 워드(DOCX) 20KB, PDF 108KB예요. 컴퓨터에서 고쳐 쓰려면 한글이나 워드를, 손으로 써서 인쇄하려면 PDF를 고르면 편해요.

거래명세서 양식에 들어 있는 칸

먼저 서식에 어떤 칸이 있는지 살펴봐요. 위쪽은 거래 당사자 정보, 가운데는 품목 표, 아래쪽은 금액 정리 칸이에요. 아래 표에 실제 칸 이름과 적는 내용을 한 줄씩 정리했어요.

같은 칸이 공급받는자 보관용과 공급자 보관용에 똑같이 들어 있어요. 한쪽을 다 쓰면 다른 쪽도 같은 내용으로 맞춰 적으면 돼요.

서식 맨 위에는 물품 거래라는 표시와 Page 칸도 있어요. 품목이 많아 여러 장을 쓸 때는 Page 칸에 몇 번째 장인지 적어 두면 순서가 섞이지 않아요.

칸 이름	적는 내용
번호	거래명세서를 구분하는 일련번호
발행일자	명세서를 쓰는 날짜
거래처명	물품을 받는 쪽 상호
상호 · 성명 · (인)	물품을 주는 쪽 상호와 대표자 이름, 도장
주소 · 업태 · 종목	공급하는 쪽 사업장 주소와 업종 정보
전화 · 팩스	연락받을 전화번호와 팩스번호
합계금액	이번 거래 금액을 한 줄로 적는 칸
월일	품목별 거래 날짜
품목코드 · 품목 · 규격	물품 번호, 이름, 크기나 단위
수량 · 단가	몇 개를 얼마에 넘겼는지
공급가액 · 세액	세금을 뺀 금액과 세금
합계 · 총합계	줄별 합과 전체 합
현 잔금 · 입금 · 총잔액	남은 금액, 받은 돈, 정리 후 남은 금액
인수자	물품을 받은 사람 이름

윗부분 작성 예시: 공급자와 거래처 칸

윗부분은 누가 누구에게 물품을 넘기는지 보여 주는 자리예요. 상호와 성명은 사업자 정보와 똑같이 적어야 나중에 헷갈리지 않아요. (인) 자리에는 도장을 찍거나 서명을 해요.

발행일자는 명세서를 쓰는 날을 적어요. 번호는 거래처별로 차례대로 매기면 찾기 쉬워요. 거래처명은 받는 쪽 상호를 줄이지 말고 그대로 적어요.

주소, 업태, 종목, 전화, 팩스는 거래처마다 바뀌지 않는 정보예요. 한글이나 워드 파일에 미리 채워 저장해 두면 다음부터는 날짜와 품목만 바꿔 쓰면 돼요.

• 번호: 제 ○○○ 호
• 발행일자: 20○○년 ○월 ○일
• 거래처명: ○○○ 상사 귀하
• 상호: ○○○ / 성명: ○○○ (인)
• 주소: ○○시 ○○구 ○○로 ○○○
• 업태: ○○○ / 종목: ○○○
• 전화: ○○○-○○○○-○○○○ / 팩스: ○○○-○○○○-○○○○
• 합계금액: 금　　　원정

품목 표 작성 예시: 품목·규격·수량·단가

가운데 표는 한 줄에 물품 하나씩 적어요. 월일, 품목코드, 품목, 규격, 수량, 단가 순서로 채우면 돼요. 품목코드가 없으면 비워 두어도 괜찮아요.

규격에는 크기, 무게, 묶음 단위처럼 물품을 구분하는 말을 적어요. 같은 품목이라도 규격이 다르면 줄을 나눠 적는 편이 깔끔해요. 남는 줄은 빗금을 긋거나 이하 여백이라고 적어 두면 덧붙여 쓰는 일을 막을 수 있어요.

월일 칸은 물품을 실제로 넘긴 날을 적어요. 한 장에 며칠 치 거래를 모아 적을 때 특히 쓸모가 있어요. 품목 이름은 거래처가 알아보는 이름으로 적어야 확인이 빨라요.

월일	품목코드	품목	규격	수량	단가
○/○	○○○	○○○	○○ × ○○	○○	○○○원
○/○	○○○	○○○	○○kg	○○	○○○원
		이하 여백

공급가액·세액·합계 칸 채우는 예문

공급가액은 세금을 빼고 물품값만 적는 칸이에요. 줄마다 수량 × 단가 = 공급가액으로 구해요. 세액은 그 공급가액에 붙는 세금을 적어요.

합계는 줄별 공급가액 + 세액이에요. 총합계는 모든 줄의 합계를 더한 값이고 윗부분 합계금액 칸과 같아야 해요. 숫자가 서로 맞는지 마지막에 한 번 더 확인해요.

윗부분 합계금액은 숫자를 고쳐 쓰기 어렵게 금 ○○○원정처럼 적는 경우가 많아요. 금액 앞뒤에 빈칸을 남기지 않으면 숫자를 덧붙이는 일을 막을 수 있어요.

• 공급가액: 수량 × 단가 = ○○○원
• 세액: ○○○원
• 합계: 공급가액 + 세액 = ○○○원
• 총합계: 각 줄 합계를 모두 더한 값 = ○○○원
• 합계금액(윗부분): 금 ○○○원정 (총합계와 같게)

잔금 정리 예시: 현 잔금·입금·총잔액

아래쪽 잔금 칸은 외상 거래를 정리할 때 써요. 현 잔금에는 이번 거래 전에 남아 있던 금액을 적어요. 입금에는 이번에 받은 돈을 적어요.

총잔액은 현 잔금 + 총합계 − 입금으로 구해요. 이렇게 적어 두면 거래처마다 얼마가 남았는지 한눈에 보여요. 다음 명세서를 쓸 때는 이번 총잔액을 현 잔금 칸으로 옮겨 적으면 돼요.

그 자리에서 돈을 다 받은 거래라면 입금에 총합계와 같은 금액을 적어요. 그러면 총잔액은 현 잔금과 같아져요. 남은 돈이 없으면 현 잔금과 총잔액 칸에 0원이라고 적어 두면 깔끔해요.

칸	작성 예시
현 잔 금	○○○원
총합계	○○○원
입 금	○○○원
총잔액	현 잔금 + 총합계 − 입금 = ○○○원
인수자	○○○ (인)

파일 형식별로 예시 채워 쓰는 방법

같은 서식이 세 가지 파일로 준비되어 있어요. 어떤 프로그램을 쓰는지, 컴퓨터로 쓸지 손으로 쓸지에 따라 고르면 돼요. 세 파일 모두 한 쪽짜리라 인쇄하면 종이 한 장이에요.

한글과 워드 파일은 칸 안에 바로 글자를 넣을 수 있어요. 위 작성 예시처럼 거래처 정보를 한 번 채워 두고 거래처별로 따로 저장하면 다음에 다시 쓰기 편해요. PDF는 모양이 흐트러지지 않아 인쇄해서 손으로 쓰기에 좋아요.

형식	크기	이럴 때 좋아요
한글(HWPX)	13KB	한글 프로그램으로 칸을 고쳐 쓸 때
워드(DOCX)	20KB	워드로 작성하고 저장해 둘 때
PDF	108KB	인쇄해서 손으로 채워 쓸 때

보관용 두 장 나누는 법과 마무리 확인

다 쓴 서식은 가운데를 잘라 두 장으로 나눠요. 공급받는자 보관용은 물품과 함께 거래처에 건네고 공급자 보관용은 내가 갖고 있어요. 인수자 칸에는 물품을 받은 사람이 이름을 적고 도장이나 서명을 해요.

건네기 전에 아래 항목을 한 번 훑어보면 실수가 줄어요. 두 장의 숫자가 다르면 나중에 정산할 때 다툼이 생길 수 있어요.

• 두 보관용의 품목·수량·금액이 똑같은지
• 총합계와 윗부분 합계금액이 같은지
• 상호·성명 옆에 (인) 도장이나 서명이 있는지
• 인수자 이름과 서명을 받았는지
• 남는 줄에 이하 여백을 적었는지

자주 묻는 질문

거래명세서는 언제 발급하나요?

보통 물품을 넘길 때 함께 써서 건네요. 무엇을 얼마나 넘겼는지 양쪽이 같은 기록을 갖게 돼요. 거래처와 미리 발급 시점을 맞춰 두면 편해요.

거래명세서와 세금계산서는 같은 건가요?

서로 다른 서류예요. 거래명세서는 거래 내용을 정리해 주고받는 서식이고 세금계산서는 세금 신고에 쓰는 증빙이에요. 발급 의무나 기준은 국세청 안내를 확인하는 게 좋아요.

엑셀 거래명세서가 아니어도 되나요?

이 페이지에서는 한글·워드·PDF로 받을 수 있어요. 한글과 워드 파일은 칸을 바로 고쳐 쓸 수 있어 컴퓨터로 작성하기에 충분해요. 금액 계산은 위 식대로 따로 구해 옮겨 적으면 돼요.

거래명세서 용지로 인쇄해서 손으로 써도 되나요?

네, PDF 파일을 인쇄해서 손으로 쓰면 돼요. 한 장에 두 보관용이 함께 있어서 인쇄 후 가운데를 자르면 두 장이 돼요. 손으로 쓸 때도 숫자는 또박또박 적어 주세요.

전자거래명세서로 주고받아도 되나요?

한글이나 워드로 작성한 뒤 PDF로 저장해 보내는 방법이 있어요. 서명이나 도장 자리는 이미지나 전자서명으로 채우는 경우가 많아요. 거래처가 받을 수 있는 방식인지 먼저 물어보세요.