외국인 초청장 양식 비자 발급용 작성 예시와 예문

외국인 초청장 양식을 한글·워드·PDF 파일로 무료로 받을 수 있어요. 외국인이 한국을 방문하려고 비자를 신청할 때 내는 초청장이에요. 파일은 한글(HWPX) 10KB, 워드(DOCX) 20KB, PDF 86KB예요.

양식은 2쪽이에요. 피초청인과 초청인의 인적사항, 초청 기간과 사유를 적고 마지막에 초청인 서약을 담아요. 칸이 많아 보여도 순서대로 채우면 금방 끝나요.

이 페이지는 칸마다 무엇을 적는지 작성 예시로 보여 줘요. 예시 값은 ○○○처럼 비워 두었으니 내 정보로 바꿔 넣으면 돼요. 샘플을 옆에 두고 따라 써 보세요.

이 서식에 들어 있는 칸

초청장은 크게 피초청인, 초청인, 초청기간·사유, 서약 네 덩어리로 나뉘어요. 아래 표는 실제 파일에 있는 칸 이름 그대로예요. 칸 이름 옆에 무엇을 적는지 한 줄씩 붙였어요.

칸 이름	적는 내용
피초청인 · 성(Surname)	초청받는 외국인의 성, 여권과 같은 영문 표기
명(Given names)	초청받는 외국인의 이름, 여권과 같은 영문 표기
성 별	남 □ 여 중 해당 칸에 표시
생년월일 · 여권번호	여권에 적힌 생년월일과 여권번호
대한민국내주소 · 전화번호	한국에서 머무를 곳의 주소와 연락처
방한목적	한국에 오는 목적을 짧게
초청인 · 성 명	초청하는 사람의 이름
주민등록번호 및 국 적	초청인의 주민등록번호와 국적
주 소 · 직 장 명 · 직 위	초청인의 주소와 다니는 곳, 직위
피초청인과의 관계	두 사람이 어떤 사이인지
비 고	따로 덧붙일 내용
초청기간	20 년 월 일 ~ 20 년 월 일 꼴로 시작일과 끝일
초청사유	초청하는 까닭을 구체적으로
날짜 · 초 청 인 : (인)	작성일과 초청인 서명 또는 날인

피초청인 칸 작성 예시

피초청인 칸은 여권을 펴 놓고 그대로 옮겨 적는 게 기본이에요. 성과 이름은 Surname, Given names로 나뉘어 있으니 순서가 바뀌지 않게 조심하세요. 여권과 한 글자라도 다르면 다시 확인해야 할 수 있어요.

대한민국내주소는 한국에서 실제로 머무를 곳을 적어요. 숙소가 정해지지 않았다면 초청인 주소를 적는 경우도 많아요. 방한목적은 한 줄로 짧게 적고 초청사유와 어긋나지 않게 맞춰 주세요.

• 성(Surname): ○○○
• 명(Given names): ○○○
• 성 별: 남 ■ 여 □
• 생년월일: 19○○년 ○월 ○일
• 여권번호: ○○○○○○○○○
• 대한민국내주소: ○○시 ○○구 ○○로 ○○
• 전화번호: 010-○○○○-○○○○
• 방한목적: 업무 협의

초청인 칸 작성 예시

초청인 칸은 한국에서 초청하는 사람의 정보를 적어요. 주민등록번호 및 국적 칸은 한 칸에 두 가지를 함께 넣는 자리예요. 직장명과 직위는 재직 중인 곳 기준으로 적으면 돼요.

피초청인과의 관계는 짧고 분명하게 쓰는 게 좋아요. 거래처 직원, 친구, 친척처럼 두 사람 사이를 바로 알 수 있게 적어 주세요. 비고 칸은 덧붙일 말이 없으면 비워 둬도 돼요.

• 성 명: ○○○
• 주민등록번호 및 국적: ○○○○○○-○○○○○○○ / 대한민국
• 주 소: ○○시 ○○구 ○○로 ○○
• 직 장 명: ○○○○ 주식회사
• 직 위: ○○
• 피초청인과의 관계: 거래처 담당자
• 비 고: (없음)

초청사유 예문과 서약 문장

초청기간은 시작일과 끝일을 모두 적어요. 「20○○년 ○월 ○일 ~ 20○○년 ○월 ○일」처럼 날짜를 빠짐없이 채우세요. 방한목적, 초청사유와 기간이 서로 맞아야 읽는 사람이 이해하기 쉬워요.

양식에는 초청사유 예문으로 「관련 업무 협의 회의 참석」이 들어 있어요. 이 문장을 바탕으로 무슨 일로 어디서 왜 오는지를 한두 문장 더 붙여 보세요. 아래 예문을 상황에 맞게 골라 고쳐 쓰면 돼요.

• 업무: ○○○○ 주식회사와 관련 업무 협의 회의 참석
• 행사: ○○○○ 행사 참가와 관련 일정 협의
• 가족·지인: 초청인 가족 행사 참석과 친지 방문

작성 날짜와 서명 마무리

마지막에는 서약 문장이 하나 들어 있어요. 「본인은 위 피초청인을 초청하면서 피초청인이 대한민국에 머무는 동안 관련 법규를 모두 지키도록 하고…」로 시작하는 문장이에요. 초청인이 내용을 읽고 책임지겠다는 뜻이니 꼭 확인하고 서명하세요.

작성일은 「20○○년 ○월 ○일」 꼴로 적어요. 「초 청 인 : ○○○ (인)」 자리에 이름을 쓰고 서명하거나 도장을 찍으면 끝이에요. 인쇄 전 날짜와 이름이 다른 칸과 같은지 한 번 더 살펴보세요.

자주 묻는 질문

초청장 문구는 어떻게 써야 하나요?

초청사유는 양식 예문인 「관련 업무 협의 회의 참석」처럼 짧고 구체적으로 쓰면 돼요. 방한목적, 초청기간과 내용이 서로 맞는지 확인하세요. 제출처마다 요구가 다를 수 있으니 구체 기준은 신청하는 재외공관 안내를 확인하세요.

모바일이나 온라인으로도 작성할 수 있나요?

워드나 한글 파일을 여는 앱이 있으면 휴대폰에서도 칸을 채울 수 있어요. 다만 서명 칸이 있어 인쇄 후 서명하거나 날인하는 게 일반적이에요. PDF는 그대로 인쇄해 손으로 쓰기 좋아요.

초청장 디자인을 바꿔도 되나요?

글꼴이나 여백 정도는 바꿔도 칸 내용만 그대로면 쓰기 편해요. 다만 칸을 빼거나 서약 문장을 지우면 필요한 정보가 빠질 수 있어요. 칸 구성은 그대로 두고 내용만 채우는 걸 권해요.